Pour commencer ...

, par Pascal FALGAYRETTES

Cette partie va décrire les opérations initiales que vous devez effectuer avant d’utiliser la gestion phpMyFormation.

étape 1 - Connexion à l’interface

Au cours de la connexion, vous choisirez le niveau de responsabilité correspondant au "responsable_parcours"

étape 2 - Vérification du contenu de votre parcours

Attention le nom, ainsi que la description du parcours, ne doivent pas être changés. Ils correspondent aux ’intitulés officiels’ disponibles à l’UFR.

Vérifier que les UE qui seront enseignées dans votre parcours sont toutes cochées, ainsi que le fait que ces enseignements soient obligatoires ou optionnels.

étape 3 - Vérification du contenu des UE

De la même façon que pour le parcours, vous pouvez voir (et éditer) le contenu des UE (programme, intervenants, ...)
Vous pouvez modifier le contenu de ces UE. Toutefois, lorsqu’il s’agit d’une UE commune à plusieurs parcours, pensez à prévenir les autres responsables de parcours des modifications apportées !

Remarques :
- Il se peut que des intervenants ne soient pas dans les listes déroulantes ! Prévenez l’administrateur.
Cette information est importante car elles permet de diffuser les emplois du temps et les listes d’étudiants aux intervenants.
- Les données concernant les ECTS, ainsi que la répartition en cours, TD et TP des enseignements sont utilisées pour la saisie des notes et le calcul des moyennes (voir après).

étape 4 - Gestion des étudiants : Création des données ’étudiants’

Vous devez, avant de pouvoir gérer vos étudiants, entrer les données les concernant dans la base de données. Pour cela, vous avez 2 possibilitiés :

- importer les données concernant les étudiants fournies par l’UFR.

Sur le site de pré-inscription de l’UFR, enregistrez sur votre ordinateur le fichier au format ’.csv’ qui fournit la liste des étudiants ayant candidatés à votre parcours (ne le modifiez pas !).

Sur le site phpmyFormation,

Vérifiez la liste de vos étudiants :

Remarques :

* Vous pouvez modifiez l’état d’un étudiant (accepter ou mise en attente du parcours).

* Notez que les étudiants ’acceptés’ seront gérés par le site (réception des mails d’emploi du temps, apparition dans la liste des notes, ...).

- créer un nouvel étudiant.

Sélectionnez le choix "Inscription d’un nouvel étudiant" (clic 3).

étape 5 – Vérification des « messages électroniques prédéfinis »

Un certain nombre d’opérations informe (ou confirme) automatiquement par email la personne concernée par l’opération. C’est notamment le cas du choix des Unités d’Enseignement en début de semestre, de la mise à disposition des emplois du temps, ...
Les messages envoyés au cours de ces opérations peuvent être personnalisés pour chaque parcours. Aussi il vous est conseillé de lire les messages prédéfinis qui sont actuellement disponibles pour votre parcours et le cas échéant de les modifier.

Remarques :
* Lorsque vous redéfinissez un message (en modifiant le texte dans la zone d’édition), pensez à sauvegarder chaque modification individuellement (bouton enregistrer à côté de la zone de texte).

* Pour vous aider vous pouvez utiliser des balises (notées : #_....). Elles sont automatiquement remplacées par leur définition lors de l’envoie du mail.

* Vous recevez toujours une copie des mails envoyés.

En principe, votre parcours est correctement personnalisé et vous pouvez utiliser phpMyFormation pour gérer vos étudiants !

Soumettez tous vos problèmes, simples remarques ou demandes de fonctionnalités, ... à l’administrateur.